Diese Fallstudie beleuchtet den Ansatz, den die Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) der Assistance Publique Hôpitaux de Paris (AP-HP) verfolgt, um ihre Prozesse zu entmaterialisieren und zu automatisieren.
Um sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen, entschied sich die AP-HP DRCI für TimeTonic, eine sichere französische NoCode-Plattform für Prozessmanagement, Zusammenarbeit und Automatisierung.
TimeTonic ermöglichte dem APHP die rasche Bereitstellung digitaler Lösungen, die auf seine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, dank seiner sicheren Plattform, die fortschrittliche Funktionen wie die Verwaltung von Benutzerrechten, die Zentralisierung von Daten, die Digitalisierung von Formularen, die Erstellung von Cloud- und nativen mobilen Anwendungen, die Visualisierung workflow , die Erstellung von Berichten und die Automatisierung von Aufgaben bietet, wobei die Flexibilität einer Tabellenkalkulation erhalten bleibt.
Erfahren Sie, wie TimeTonic und AP-HP's DRCI NoCode erfolgreich in Europas größtes Universitätsklinikum integriert haben!
Die Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, besser bekannt als AP-HP, ist eine französische Einrichtung des öffentlichen Gesundheitswesens und das Universitätsklinikum (CHU) der Region Île-de-France. Die AP-HP ist für die Gesundheitsversorgung, die Lehre und die Forschung zuständig und umfasst 38 Krankenhäuser in Paris, den inneren Vororten und den Provinzen. Jährlich werden in den 38 Krankenhäusern mehr als 8 Millionen Patienten zur Konsultation, zur Notfallbehandlung, zur planmäßigen Krankenhausbehandlung oder zur häuslichen Pflege aufgenommen. Die AP-HP beschäftigt 100.00 Fachkräfte in ihrer Zentrale und in den 6 Universitätsklinikgruppen (GHU), um die Entscheidungsfindung näher an den Teams und Abteilungen zu ermöglichen und die Verbindungen zu Universitäten, Regionen und Partnern zu stärken und so die Qualität der Versorgung und Forschung für alle Patienten zu verbessern.
Im Jahr 2022 wird die AP-HP über ein Budget von fast 9 Milliarden Euro und zahlreiche Kooperationsabkommen in Europa, Asien, dem Nahen Osten, Afrika und Lateinamerika für medizinische und Forschungsprojekte verfügen.
Die AP-HP ist Europas führendes Universitätskrankenhaus und der größte Sponsor klinischer Studien in Frankreich und Europa. Die Abteilung für klinische Forschung und Innovation (DRCI) ist für die Verwaltung aller Forschungs- und Innovationsprojekte und die Zuweisung der für ihre Durchführung erforderlichen Ressourcen zuständig. Sie fördert und unterstützt die Entwicklung von Forschungsaktivitäten und stützt sich auf mehr als 1 200 hochqualifizierte Fachleute, die sich speziell mit der Konzeption, Durchführung und Überwachung von Projekten befassen. Diese Projekte beinhalten eine enge Zusammenarbeit mit Gesundheits- und Forschungseinrichtungen, industriellen und akademischen Partnern sowie Akteuren aus den Bereichen Pharmazie, Medizintechnik und digitale Gesundheit. Das DRCI steht in Kontakt mit den Forschungsabteilungen der 6 GHUs, den Unterstützungsstrukturen (Zentren für klinische Untersuchungen, klinische Forschungszentren, biologische Ressourcenzentren) sowie mit Universitäten und Forschungseinrichtungen.
Die Abteilung für klinische Forschung und Innovation der AP-HP gliedert sich in acht verschiedene Abteilungen, zwölf klinische Forschungseinheiten, eine Abteilung für klinische Versuche, ein Zentrum für die Bewertung von Medizinprodukten und ein Zentrum für Pharmakoepidemiologie sowie mehrere funktionsübergreifende Strukturen. Das AP-HP DRCI verwaltet mehr als 4.000 Projekte, und die Kliniker von AP-HP veröffentlichen jedes Jahr mehr als 10.000 wissenschaftliche Arbeiten. Die von Quentin Demanet geleitete Strategic Steering Unit, der André Desproges unterstellt ist, ist insbesondere für die Verwaltung und Entwicklung des Forschungs- und Innovationsinformationssystems zuständig.
Das AP-HP DRCI setzt sich aus einer Vielzahl von Fachleuten des Gesundheitswesens zusammen, die jeweils bestimmte Rollen haben (Forscher, externe Partner, Direktoren usw.) und miteinander interagieren. Es verwaltet jedes Jahr eine große Anzahl von Forschungsprojekten und arbeitet mit Gesundheitseinrichtungen sowie industriellen und akademischen Partnern in der ganzen Welt zusammen. Eine solche Struktur unterliegt daher einer großen Anzahl komplexer interner Prozesse, an denen viele verschiedene Akteure beteiligt sind. Diese Prozesse unterliegen wichtigen rechtlichen Verpflichtungen und müssen die Einhaltung der guten klinischen Praxis und die Sicherheit der Patienten gewährleisten.
Vor der Dematerialisierung ihrer Forschungsprozesse arbeiteten die DRCI-Mitarbeiter mit zahlreichen manuellen Verfahren, obwohl strenge Fristen gelten. Wenn beispielsweise eine klinische Studie zwischen einem Industrieunternehmen und der AP-HP eingeleitet wurde, erfolgte der obligatorische Vertragsabschluss über ein allgemeines E-Mail-Postfach, das die Anträge und alle erforderlichen Dokumente (Aufstellungen der zusätzlichen Forschungskosten usw.) innerhalb eines strengen Zeitrahmens von 45 Tagen (zwischen der Einreichung des Antrags und der Unterzeichnung des Vertrags) erhielt. Das Ergebnis dieses Ansatzes waren fehlende Antworten, Meldefehler und sehr lange Verzögerungen.
Um die Abläufe zu verbessern, startete das DRCI der AP-HP eine Initiative zur Kartierung aller internen klinischen Forschungsprozesse, um die Forschungskreisläufe und -prozesse zu formalisieren. Daraufhin wurde bei der Abteilung für digitale Dienste (DSN über die Abteilung für Kundenbeziehungen) ein digitales Instrument zur Integration des Informationssystems für Forschung und Innovation beantragt, das einfach und für alle Einheiten eindeutig sein sollte, um die Praktiken zwischen den Standorten zu harmonisieren. Dieses Tool sollte es ermöglichen, die verschiedenen Prozesse der klinischen Forschung zu entmaterialisieren und sie mit einer workflow für die Automatisierung von Aufgaben zur Überwachung und Verwaltung von Projekten im Zusammenhang mit Fragen der Sicherheit von Forschungsdaten zu verbinden.
Die Auswahl und Implementierung einer externen Lösung in einem so großen und komplexen Unternehmen wie dem DRCI der AP-HP ist eine große Herausforderung, die erhebliche Auswirkungen auf alle an dieser Entscheidung beteiligten Akteure hat, sowohl innerhalb der Struktur als auch extern.
Das DRCI und das DSN der AP-HP begaben sich daher auf die Suche nach der für ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Lösung und identifizierten drei Lösungsanbieter, die über die Kapazitäten und Eigenschaften verfügen, um dieses Projekt zur Entmaterialisierung der klinischen Forschungsprozesse erfolgreich durchzuführen.
Die endgültige Entscheidung fiel zugunsten der französischen NoCode-Plattform für Management und Zusammenarbeit, TimeTonic. Für die Entscheidungsträger der AP-HP zeichnete sich TimeTonic durch seine einfache Implementierung, seine Anpassungsfähigkeit an das aktuelle Ökosystem und sein hohes Maß an Datenschutz in der Cloud aus.
TimeTonic ist eine französische Plattform für Prozessmanagement, Zusammenarbeit und Automatisierung, die Unternehmen, Krankenhäuser und Regionen dabei unterstützt, das zu ersetzen oder zu ergänzen, was in einem traditionellen IT-System fehlt.
Sie ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu digitalisieren und zu harmonisieren, workflows zu automatisieren, projektbezogene Daten zu zentralisieren und so Ihre eigenen Anwendungen und workflows ohne Code zu erstellen.
Basierend auf einem so genannten Data-First-Ansatz entspricht dies einer Mischung aus der klassischen Datenbank (die Rückseite), in der die Daten einfach gespeichert werden, und einer visuellen Schnittstelle (die Vorderseite), die es Ihnen ermöglicht, diese Daten zu visualisieren und zu verwalten und dann ein ganzes Anwendungsökosystem um sie herum zu erstellen (workflows, Automatisierungen, Formulare usw.).
Die Idee dieses datenbasierten Ansatzes ist es, die gleiche Autonomie und Flexibilität wie bei einer Tabellenkalkulation zu bieten und gleichzeitig eine klare Visualisierung (zahlreiche Ansichten sind verfügbar: Tabelle, Kanban, Gantt, Timeline, Kartographie, Fiche), sicher (Datenhosting in Frankreich und RGPD) und mobil (über die native mobile Anwendung). Die Nutzung der Plattform ist sehr schnell erlernbar, so dass Nutzer, die bereits mit Excel-Tabellen vertraut sind, schnell und einfach die gewünschten Anwendungen erstellen können.
TimeTonic ermöglichte es uns, unseren ersten komplexen Arbeitsablauf innerhalb von DRCI in nur wenigen Tagen zu digitalisieren und sicher zu automatisieren, und wir setzen TimeTonic jetzt für Dutzende anderer Prozesse und zur Verwaltung zahlreicher Projekte innerhalb des AP-HP ein.
Die Teams nehmen es sehr gut an und wir erhalten ständig Anfragen, es auf neue Themen auszuweiten. Die Möglichkeiten, die wir haben, scheinen fast grenzenlos zu sein.
André Desproges
Projektleiter, Forschung MOA Health Data Warehouse AP-HP
Im Rahmen des Vertragsabschlusses für ein Forschungsprojekt mit einem industriellen oder akademischen Sponsor hat die französische Regierung eine einheitliche Vereinbarung eingeführt, in der die Art des Vertrags beschrieben wird, der zwischen dem Krankenhaus und dem externen (industriellen oder akademischen) Sponsor angepasst und unterzeichnet werden muss.
Dieser Vertragsprozess, der für die AP-HP aufgrund der Vielzahl der von ihr bearbeiteten Forschungsprojekte sehr wichtig ist, ist recht umständlich und erfordert den wiederholten Versand und Empfang von etwa fünfzehn Dokumenten.
Vor der Einführung von TimeTonic wurde das Verfahren über ein allgemeines E-Mail-Postfach abgewickelt, an das Sponsoren aus Industrie und Wissenschaft ihre Dossiers schickten, die dann mit Hilfe von Excel-Tabellen weiterverfolgt wurden.
Bei dieser Methode gab es mehrere Probleme:
Diese 4 Probleme wurden dann von André Desproges und seinen Teams in klare, definierte Bedürfnisse umgewandelt:
In einer so imposanten Struktur wie dem AP-HP kann die Änderung einiger der verwendeten Verfahren und Instrumente Folgen haben, und die Probleme sind vielfältig.
Die erste große Herausforderung für die DRCI-Teams war finanzieller Natur. Wenn ein Patient in ein Krankenhaus eingeliefert wird, fallen die üblichen Kosten an, aber wenn er an einer klinischen Studie teilnimmt, entstehen zusätzliche Kosten, da die Kosten der Forschung nicht von denen der Behandlung getrennt werden können. Alle Untersuchungen, denen sich der Patient im Rahmen einer klinischen Prüfung unterzieht, werden als "zusätzliche Kosten" betrachtet. Diese zusätzlichen Kosten gehen zu Lasten des industriellen oder akademischen Sponsors und werden vom Sponsor aufgelistet, um zwischen ihm und den mit der Durchführung der Studie im Krankenhaus betrauten Ärzten verhandelt zu werden. Da die vertragliche Frist zwischen der Einreichung des Antrags und der Unterzeichnung des Vertrags 45 Tage beträgt, finden die Verhandlungen in diesem Zeitraum statt, und es ist für die AP-HP von wesentlicher Bedeutung, über ein schnelles Bearbeitungsverfahren zu verfügen, das ein hohes Maß an Flexibilität bei den Verhandlungen ermöglicht.
Abgesehen von den finanziellen Risiken, die damit verbunden sind, müssen die Ärzte bei einer Projektbearbeitungs- und -ausführungsfrist, die 45 Tage nicht überschreiten darf, die Zulässigkeit des Projekts innerhalb von höchstens 5 Tagen nach Eingang der Unterlagen bestätigen. Diese zeitliche Beschränkung ist Bestandteil der von der Regierung eingeführten einheitlichen Vereinbarung. Dieser kurze Zeitrahmen bedeutet, dass die AP-HP-Teams sehr reaktionsschnell sein müssen und auf eine schnelle und zuverlässige Lösung angewiesen sind.
Nachdem TimeTonic von DRCI und DSN ausgewählt und validiert worden war, wurde die NoCode-Lösung durch einen Test an zwei Pilotstandorten bei AP-HP implementiert.
Der erste Schritt bei der Einführung von TimeTonic für diesen Prozess war die Dematerialisierung der Überwachungstabelle für die Dossiers der Hersteller und die Erstellung des Einreichungsformulars. Von nun an können die Hersteller ihre Anträge und alle Belege über ein TimeTonic-Online-Formular einreichen, das automatisch die Vollständigkeit des Antrags überprüft.
Sobald der Antrag eingegangen und von den Ärzten validiert worden ist, klicken sie einfach auf eine Schaltfläche, die ihnen dank der TimeTonic-Automatisierung E-Mails mit dem Status ihres Antrags und den nächsten Schritten schickt.
André und seine Mitarbeiter importierten dann die Tabellen der Anforderungsverfolgung aus Excel in den neuen TimeTonic-Arbeitsbereich. Zusätzlich zu diesen Tabellen importierten sie auch große, ebenfalls in Excel gespeicherte Datenbanken für verschiedene Krankenhäuser und verschiedene Hersteller (Dateien mit 130 bis 135.000 Zeilen).
Jede dieser Datenbanken ist nun auf TimeTonic über verschiedene Tabellen sichtbar und mit dem Einreichungsformular verknüpft, so dass externe Projektträger (Industrie und Hochschulen) die für das Projekt relevanten Informationen (Krankenhäuser, Ärzte, Abteilungen usw.) selbst auswählen können.
Diese Akten werden dann automatisch an die Krankenhäuser und Ärzte übermittelt, für die sie bestimmt sind.
Der Bereich der Projektüberwachung für Manager wurde ebenfalls grundlegend überarbeitet und bietet nun interaktive Dashboards, die in TimeTonic integriert sind, um eine Vielzahl von Indikatoren in Echtzeit anzuzeigen (Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Dateien, eingehende Dateien, validierte Dateien, nicht validierte Dateien, vorrangige Dateien usw.).
Die Einführung dieser neuen Lösung innerhalb der AP-HP war ein großer Erfolg, sowohl auf der Seite der Benutzer (Ärzte, Industrielle, Controller) als auch auf der Seite der Entscheidungsträger (Krankenhausdirektoren, DSN).
Die Einführung von TimeTonic ging schnell vonstatten: Ein Monat verging zwischen der Unterzeichnung des Tests und dem Einsatz des ersten TimeTonic-Prozesses. In diesem Monat wurden die Teams im Umgang mit dem Tool geschult und Tests mit Ersatzdaten eingerichtet.
Die Verarbeitung des eingehenden Datenstroms funktionierte perfekt. In etwa drei Monaten erhielten die AP-HP-Teams nicht weniger als 170 Anträge von externen Projektträgern und 250 Änderungsanträge (jedes Jahr erhält das AP-HP etwa 800 Anträge).
Zweitens wurde ein erheblicher Teil der Zeit eingespart. Zahlreiche sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben wurden geändert oder abgeschafft, nicht nur durch das Einreichungsformular, sondern auch durch die eingeführten automatisierten Prozesse.
Das Formular ermöglicht es, die menschliche Phase des Ausfüllens von Dateien, die Phase der Zuordnung von Dateien zu den richtigen Elementen und auch die mit der Verwendung von E-Mails verbundenen Fehler (Tippfehler, Spam usw.) zu eliminieren.
Automation eliminiert auch menschliche Schritte wie das Versenden von E-Mails, die die Zulässigkeit des Projekts an Industrielle ankündigen, und die Zuordnung von Anträgen zu den richtigen Personen.
Die bedingte Sichtbarkeit der verschiedenen Ansichten in TimeTonic stellt sicher, dass die verfügbaren Daten nur für die richtigen Personen sichtbar sind, wodurch die Zeit, die zum Auffinden der richtigen Informationen benötigt wird, reduziert wird.
Schließlich ermöglichen die Benutzerrechte eine Partitionierung des Zugriffs auf die Arbeitsbereichsarchitektur, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert wird.
Die externen Projektträger freuen sich über diese Plattform für die Übermittlung von Dateien sowie über die verschiedenen Instrumente, die ihnen zur Überwachung des Projektfortschritts (E-Mails, Zeitleiste) in einem sicheren Umfeld zur Verfügung stehen.
Nicht zuletzt bedeutet die Skalierbarkeit der Lösung auch, dass die Benutzer neue Anwendungen erstellen können, wann immer sie wollen, ohne dass eine kostspielige interne Entwicklung erforderlich ist, was sowohl Zeit als auch Geld spart.
Nach diesem ersten Einsatz und dank des Erfolgs beginnt die AP-HP mit der Einführung von TimeTonic an allen ihren Standorten und bei den 100.000 Mitarbeitern, die an diesen Standorten arbeiten.
Es wurden vorrangige Prozesse festgelegt, um die Lösung schrittweise einzuführen und ihre verschiedenen Funktionen zu testen.
Nach dem Enthusiasmus der Teams und der Bestätigung ihres Interesses an einer Ausweitung der Anwendungsmöglichkeiten von TimeTonic haben bereits mehrere andere Universitätskliniken ihr Interesse bekundet, vom Fachwissen des AP-HP zu profitieren und das Ökosystem in ihren eigenen Einrichtungen zu replizieren.
Diese Fallstudie beleuchtet die Herausforderungen, denen sich die Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) bei der Verwaltung klinischer Forschungsprozesse gegenübersieht. Als Europas größtes Universitätskrankenhaus (CHU) verwaltet die AP-HP eine große Anzahl von klinischen Forschungsprojekten, die mit Herausforderungen bei der Entmaterialisierung von Prozessen, der Überwachung und Verwaltung klinischer Studien und der Koordinierung internationaler Kooperationen verbunden sind.
Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich AP-HP für TimeTonic, eine französische Plattform für Prozessmanagement, Zusammenarbeit und Automatisierung. TimeTonic ermöglichte AP-HP die rasche Bereitstellung digitaler Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Sie bieten eine ähnliche Flexibilität wie herkömmliche Tabellenkalkulationen, verfügen jedoch über fortschrittliche Funktionen wie die Zentralisierung und Verwaltung von Daten, die Erstellung von Formularen, den E-Mail-Versand, die Visualisierung und Verwaltung von Projekten und workflows in Kanban- oder Gantt-Ansicht, die Erstellung von Berichten und die Automatisierung von Aufgaben.
Die Einführung von TimeTonic war ein Erfolg, mit einer schnellen Implementierung und den ersten eingereichten Anträgen in weniger als einem Monat. Die Rückmeldungen zur Nutzung von TimeTonic waren sehr positiv. Das System ist schnell erlernbar und lässt sich leicht an die spezifischen Bedürfnisse der AP-HP anpassen, mit konkreten Ergebnissen wie einer verbesserten Sichtbarkeit und Verwaltung von klinischen Forschungsprojekten.
Abschließend zeigt die Fallstudie des AP-HP und TimeTonic, wie eine französische NoCode-Plattform wie TimeTonic es ermöglicht hat, effektiv auf die komplexen Anforderungen des Managements klinischer Forschungsprozesse zu reagieren, indem sie eine flexible Lösung anbietet, die schnell einsetzbar und an die spezifischen Anforderungen des Gesundheitssektors angepasst ist.
