In der Welt des Transports und der Logistik sind Reaktionsfähigkeit und Genauigkeit unerlässlich. Für die BBL-Gruppe, die in 22 Ländern mit mehr als 2.000 Mitarbeitern tätig ist, führte diese Anforderung zu einer Vielzahl von verstreuten Tools und Dateien. Zwischen E-Mail-Austausch, Excel-Dateien und manuellen Verfahren arbeitete jede Abteilung mit ihrer eigenen Methode, auf die Gefahr hin, die gesamte Gruppe zu verlangsamen. Vor diesem Hintergrund entschied sich BBL für TimeTonic, die französische NoCode-Plattform, um die Kontrolle über seine Daten wiederzuerlangen und seine Abläufe zu rationalisieren.
Am Anfang stand ein ganz konkreter Bedarf: Die Unterzeichnung von Zollmandaten sollte beschleunigt werden. Bis dahin musste jedes Mandat ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben und dann per E-Mail zurückgeschickt werden, bevor es von der Rechtsabteilung manuell überprüft werden konnte. Dieser lange und mühsame Prozess konnte bis zu zwölf Stunden in Anspruch nehmen. Mit TimeTonic hat BBL ein intelligentes Formular entwickelt, das die Kunden online ausfüllen. Das Tool stellt automatisch eine Verbindung zur Zoll-API her, um die Mehrwertsteuernummern zu validieren, und löst dann die elektronische Unterschrift über Usign aus. In weniger als einer Stunde ist das Mandat unterzeichnet, verifiziert und archiviert. Dieser erste Erfolg war ein echter Katalysator.
Nach diesem ersten Erfolg wollte die BBL-Geschäftsführung noch weiter gehen. Um die Konsistenz der Daten auf der ganzen Welt zu gewährleisten, wurde in TimeTonic eine globale Rechtsdatenbank erstellt. In ihr sind alle Unternehmen und Niederlassungen der Gruppe, ihre gesetzlichen Vertreter und ihre Buchhaltungsdaten zusammengefasst. Diese Datenbank bildet nun das Herzstück des Informationssystems von BBL und dient als Ausgangspunkt für alle anderen internen Anwendungen.
Die Personalabteilung erkannte schnell die Vorteile einer solchen Zentralisierung. Sie führten TimeTonic ein, um den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter zu verwalten, von der Einstellung bis zum Austritt. Die HR-Datenbank ist über den Pasta-Connector mit der Gehaltsabrechnungssoftware der einzelnen Länder verbunden und ermöglicht es nun, den Personalbestand, Neueinstellungen und Abgänge, Vorstellungsgespräche und Schlüsselindikatoren zu verfolgen, ohne dass Daten neu eingegeben werden müssen. Dank der von Serenitx generierten visuellen Dashboards hat die Personalabteilung endlich einen umfassenden und zuverlässigen Überblick über ihre Belegschaft auf internationaler Ebene.
Auch das Flottenmanagement hat sich verändert. Jedes Fahrzeug wird nun in einer eigenen Datenbank verfolgt, in der seine Eigenschaften, seine Wartung und seine Termine festgehalten werden. Die künstliche Intelligenz von TimeTonic extrahiert automatisch Informationen aus den Fahrzeugpapieren, um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden. Wartungs- und Inspektionserinnerungen werden automatisch an Fahrer und Manager gesendet, wodurch ein neues Maß an Strenge bei der Flottenwartung gewährleistet wird.
Aufbauend auf diesen ersten Einsätzen beschloss BBL, sein eigenes CRM innerhalb von TimeTonic zu erstellen. Dieses Tool wurde in Zusammenarbeit mit den Vertriebsteams entwickelt und verfolgt Kundenbeziehungen, Opportunities und internationale Geschäfte. Dank der Flexibilität von NoCode können die Benutzer Ansichten leicht anpassen, Felder hinzufügen oder ihr Kundenportfolio nach Region, Status oder Typ analysieren. Das CRM wird ständig weiterentwickelt, da sich die Anforderungen vor Ort ändern.
In weniger als einem Jahr hat die BBL Group ihre Arbeitsmethoden grundlegend verändert. Die Bearbeitungszeiten haben sich verzehnfacht, die Teams arbeiten in einer gemeinsamen Umgebung zusammen, und die Daten werden in Echtzeit zentralisiert. Die Einführung von TimeTonic hat auch die interne Kompetenzentwicklung gefördert: Immer mehr Mitarbeiter sind in der Lage, ihre eigenen, auf ihre Geschäftsanforderungen zugeschnittenen Anwendungen zu erstellen, ohne auf externe Entwickler angewiesen zu sein.
"Ich habe noch keine Grenzen bei TimeTonic gefunden, und das gefällt mir. Auf geschäftliche Anfragen wird schnell reagiert, und wir können unsere Datenbanken nach Bedarf weiterentwickeln."
Lise Sergent, funktionsübergreifende Projektleiterin, BBL Group
Durch die Vereinheitlichung ihrer Daten und die Automatisierung ihrer Prozesse ist die BBL Group reaktionsschneller, effizienter und transparenter geworden. Die Teams können sich nun auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, unterstützt von einer agilen und skalierbaren digitalen Umgebung. Diese Erfahrung veranschaulicht perfekt die Stärke von NoCode, wenn es eingesetzt wird, um eine klare Vision zu erreichen: die Befähigung der Benutzer, selbst innovativ zu sein. Für BBL ist TimeTonic nicht mehr nur ein Werkzeug, sondern ein echter Wachstumspartner geworden.
