Projektmanagement - Wie TimeTonic die Zusammenarbeit bei GRDF inmitten der COVID-Pandemie vereinfacht

Seit seiner Gründung im Jahr 2008 ist GRDF (Gaz Réseau DistributionFrance) der Hauptverteiler von Erdgas in Frankreich.

Die Kommunikationsabteilung von GRDF beauftragte TimeTonic mit der Planung aller Aktivitäten (Presse, Medien, Events, Publikationen) sowohl intern für die 11.000 Mitarbeiter des Unternehmens als auch extern für die breite Öffentlichkeit, Kunden und verschiedene Stakeholder (lokale Behörden, politische Entscheidungsträger, Partner etc.).

Der Bedarf an einem neuen Werkzeug für funktionsübergreifendes Projektmanagement

Die Teams der verschiedenen Fachbereiche werden regelmäßig aufgefordert, im Projektmodus an den wichtigsten Themen zu arbeiten, was auch eine übergreifende Überwachung von Terminen und Auslastungen erforderlich macht.

Die aktuelle Situation der Kommunikationsabteilung im Jahr 2020 ist durch die Krise von COVID sowohl intern als auch extern gekennzeichnet.

Wie Nathalie Vernois Frendo, stellvertretende Direktorin für Kommunikation bei GRDF, erklärt, waren es dieser Projektbetrieb, aktuelle Ereignisse und die Notwendigkeit der Zusammenarbeit aus der Ferne, die sie dazu brachten, nach einem neuen Tool zu suchen:

" Wir brauchten ein Tool, das einfach zu bedienen und für alle zugänglich war. Es ging auch darum, Transversalität zu bringen, das ganze Team über die Projekte zu informieren, damit sie die Möglichkeit haben, sich zu bestimmten Themen zu positionieren".

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TimeTonic, die Flexibilität der Tabellenkalkulation, die Reichhaltigkeit der visuellen Verwaltung

Nachdem GRDF mehrere Lösungen getestet hatte, entschied man sich für die TimeTonic-Lösung, da man davon ausging, dass die Lösung einen echten Mehrwert bringen und das Buy-In der Mitarbeiter erzeugen würde.

Allassane Timité, Leiter der MOA- und Tool-Pilotierung, bestätigt:

" Wir hatten mehrere Tools getestet, die auf den ersten Blick attraktiv waren, aber letztlich nicht unseren Anforderungen entsprachen. Alle unsere Kollegen kehrten zur guten alten Tabellenkalkulation zurück, mit ihren Unzulänglichkeiten: Keiner hatte einen vollständigen Überblick über das, was geplant war!

Deshalb war TimeTonic, das sowohl den Tabellenkalkulationsmodus, den jeder versteht, als auch die verschiedenen Kanban-, Timeline- und Kalenderansichten, die mit einem Klick zugänglich sind, für uns perfekt.

Was laut Allassane Timité an der TimeTonic-Lösung gefiel, war :

• Diese Operation entnimmt die Codes aus der Arbeitsmappe und damit aus der Tabellenkalkulation, was eine sehr schnelle Aneignung durch Benutzer ermöglicht, die bisher hauptsächlich mit Excel gearbeitet haben.
• Benutzerergonomie durch die Vielfalt der verfügbaren Ansichten (Tabellen, Blätter, Planung, Mapping), von denen einige gut an das Projektmanagement angepasst sind (z. B. die Kanban-Ansicht).
• Die Möglichkeit, das Tool auszufüllen, ohne sich mit ihm zu verbinden und seine Schnittstelle zu Outlook: Jedes TimeTonic-Notizbuch (Verwaltungsbereich) hat eine eigene E-Mail-Adresse, so dass es einfach ausgefüllt werden kann, indem diese Adresse als Empfänger oder als Kopie verwendet wird.
• mobiler Zugriff, was mit einer Excel-Tabelle absolut unmöglich ist.
• Die Möglichkeit, dedizierte Bereiche pro Team zu erstellen und gleichzeitig dem Management einen Gesamtüberblick zu ermöglichen
• Eine vollständig und leicht anpassbare Lösung, um die eigenen Bedürfnisse zu erfüllen.

Eine vollständig und leicht anpassbare Lösung

Ein Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Einsatz von TimeTonic war die Möglichkeit, die Struktur der Daten und die Verknüpfungen zwischen ihnen so einfach wie Excel und ohne jegliche IT-Entwicklung anzupassen.

Nathalie Vernois Frendo :

" Diese Möglichkeit, das Tool anzupassen, ist sehr zu schätzen, wir können es an die Bedürfnisse unseres Betriebs anpassen."

Allassane Timité, Leiter MOA und Werkzeugverwaltung :

" Und um TimeTonic anpassen zu können, muss man kein Experte sein, es ist sehr wertvoll "

Dedizierte Bereiche für jedes Team, eine Übersicht für das Management

Eine der Stärken von TimeTonic ist die Möglichkeit, Verwaltungsbereiche nach Benutzergruppen mit spezifischen Ansichten und Zugriffsrechten einzurichten und dabei eine einzige gemeinsame Basis zu haben, so dass die Verwaltung einen vollständigen Überblick behält und Informationsverluste und mehrfache Neueinträge vermieden werden.

Nathalie Vernois Frendo:

" Auf der Management-Seite gibt es einen einfachen Zugang und eine allgemeine Sichtbarkeit, was wirklich sehr effektiv ist. Wir können die Projekte durch das Tool verfolgen".

TimeTonic, ein unverzichtbares Werkzeug

Nathalie Vernois Frendo :

"TimeTonic ist ein kollaboratives Werkzeug, das wirklich einfach zu bedienen ist, sehr wertvoll für uns, weil es uns erlaubt, transversal zu arbeiten" .

Ein Werkzeug, das als Bindeglied und roter Faden in dieser ganz besonderen Zeit, vor allem bei den wöchentlichen Management-Telefonkonferenzen, genutzt werden kann.

Nathalie Vernois Frendo fasst zusammen:

" Es ist so schön, dass jeder alle Projekte sehen kann und in der Lage ist, sich auf einige von ihnen zu positionieren, wenn er möchte."